Die Agenturrechnung ist nicht nachvollziehbar. Was können wir einfordern?

Eine prüfbare Rechnung sollte erkennen lassen, welche Leistung abgerechnet wird. Die Bezeichnung sollte sich einer Position aus dem Vertrag oder der Leistungsbeschreibung zuordnen lassen.

Zusätzlich braucht jede Position einen zeitlichen Bezug. Das kann ein Abrechnungsmonat, ein Projektabschnitt oder ein klar benannter Leistungszeitraum sein. Ohne diesen Bezug ist schwer zu erkennen, ob eine Leistung bereits früher berechnet wurde oder in einen anderen Zeitraum gehört.

Auch die Abrechnungsart muss verständlich sein. Bei einer Pauschale wird ein festgelegter Leistungsumfang oder eine laufende Betreuung abgerechnet. Der Preis steht dann unabhängig davon fest, wie viele Stunden intern dafür angefallen sind. Ein Stundennachweis ist bei einer reinen Pauschale grundsätzlich nicht automatisch geschuldet.

Bei einer Aufwandsabrechnung bildet der tatsächlich berechnete Aufwand dagegen die Grundlage der Forderung. Dann sollte erkennbar sein, wie viele Stunden auf welche Tätigkeit entfallen. Eine bloße Sammelbezeichnung wie „Marketing“ oder „Website-Arbeiten“ reicht für die Zuordnung oft nicht aus.

Eine nachvollziehbare Position enthält deshalb möglichst:

• die konkrete Leistung,
• den Bezug zur vereinbarten Leistungsbeschreibung,
• den abgerechneten Zeitraum,
• die Abrechnungsart,
• den Preis oder Aufwand,
• bei Stundenabrechnung die Zuordnung zu Tätigkeiten,
• bei Bedarf ein Ergebnis oder einen bearbeiteten Arbeitsstand.

„Ergebnis“ bedeutet dabei nicht automatisch einen bestimmten Geschäftserfolg. Gemeint sein kann auch ein erstellter Text, eine bearbeitete Kampagne, eine technische Änderung oder ein übergebenes Dokument. Entscheidend ist, dass die Position inhaltlich greifbar bleibt.

Bei einem prozentualen Aufschlag wird die Vergütung an das ausgegebene Werbebudget gekoppelt. Je nach Vereinbarung kann sich der Aufschlag auf die tatsächlichen Ausgaben einer Plattform, auf mehrere Plattformen oder auf eine andere definierte Bezugsgröße beziehen.

Für die Prüfung müssen mehrere Angaben feststehen:

• Auf welche Größe bezieht sich der Prozentsatz?
• Für welchen Zeitraum wird gerechnet?
• Sind Steuern enthalten?
• Sind Plattformgebühren enthalten?
• Werden Rückerstattungen oder Gutschriften berücksichtigt?
• Wird das Budget aus einer oder mehreren Plattformen zusammengerechnet?
• Woher stammt die verwendete Bezugszahl?

Die Bezugszahl kannst Du im eigenen Werbekonto prüfen, sofern Dein Unternehmen dort ausreichend Zugriff besitzt. Stimmen die dort ausgewiesenen Ausgaben nicht mit der Rechnung überein, kannst Du nach der Abgrenzung fragen.

Wenn die Agentur nur über ein Verwaltungskonto Zugriff auf das Werbekonto hat, muss zuerst klar sein, ob Dein Unternehmen selbst die nötigen Rechte besitzt. Im Artikel „Wir haben noch einen laufenden Agenturvertrag. Können wir parallel jemanden für Ads und Content dazunehmen?“ wird erklärt, wie sich Kontoeigentum und Zugriff unterscheiden.

Bei einem prozentualen Aufschlag steigt die Vergütung mit dem ausgegebenen Budget, unabhängig vom Ergebnis der Kampagne. Das ist eine Eigenschaft dieses Abrechnungsmodells und keine Bewertung eines einzelnen Anbieters. Daneben gibt es andere Modelle, etwa Pauschalen, feste Projektpreise oder eine Abrechnung nach Aufwand.

Lege die Unterlagen nebeneinander

Nimm die Rechnung, den Vertrag und die Leistungsbeschreibung zusammen. Ergänze bei Bedarf Angebote, Nachträge und schriftliche Vereinbarungen, die später hinzugekommen sind.

Ordne jede Position zu

Prüfe jede Rechnungsposition einzeln. Frage Dich, welcher vereinbarten Leistung sie entspricht. Wenn Du keine passende Stelle findest, markiere die Position als offen.

Gleiche den Zeitraum ab

Vergleiche den Zeitraum auf der Rechnung mit dem vereinbarten Abrechnungszeitraum. Achte darauf, ob eine Leistung bereits in einer früheren Rechnung enthalten war.

Prüfe die Abrechnungsart

Unterscheide zwischen Pauschale, Festpreis und Aufwandsabrechnung. Bei einer Pauschale prüfst Du vor allem Leistungsumfang und Zeitraum. Bei einer Aufwandsabrechnung prüfst Du zusätzlich die Tätigkeiten und Stunden.

Prüfe das Werbebudget

Wenn ein prozentualer Aufschlag enthalten ist, ruf die Bezugszahl im eigenen Werbekonto ab. Vergleiche Plattform, Zeitraum, Ausgaben und mögliche Gutschriften mit der Berechnung.

Markiere offene Angaben

Schreibe nicht sofort, dass eine Rechnung falsch ist. Halte zunächst fest, welche Information fehlt oder welche Zuordnung nicht erkennbar ist.

Am Ende sollte eine Liste mit konkreten Fragen stehen. So kannst Du um Ergänzung bitten, ohne eine Bewertung oder einen Vorwurf vorwegzunehmen.

Diese Fragen sind üblich und sollten in einer funktionierenden Zusammenarbeit ohne großen Aufwand beantwortet werden.

• „Welcher Position unserer vereinbarten Leistungsbeschreibung ist die Rechnungsposition [Bezeichnung] zugeordnet?“
• „Welcher konkrete Zeitraum wurde für diese Rechnungsposition abgerechnet?“
• „Handelt es sich bei dieser Position um eine Pauschale, einen Festpreis oder eine Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand?“
• „Welche Tätigkeiten sind in der Position [Bezeichnung] enthalten, und welchem Arbeitsstand lassen sie sich zuordnen?“
• „Wie viele Stunden wurden für die abgerechnete Tätigkeit angesetzt, sofern es sich um eine Aufwandsabrechnung handelt?“
• „Auf welche Bezugsgröße bezieht sich der prozentuale Aufschlag auf das Werbebudget?“
• „Welche Plattformen und welcher Abrechnungszeitraum wurden bei der Bezugsgröße berücksichtigt?“
• „Sind Steuern, Plattformgebühren, Gutschriften oder Rückerstattungen in der verwendeten Bezugsgröße enthalten?“
• „Können Sie bitte erläutern, wie sich der Rechnungsbetrag dieser Position rechnerisch zusammensetzt?“

Die Formulierungen lassen sich an Vertrag, Rechnung und Abrechnungsmodell anpassen. Wichtig ist, pro Nachricht möglichst nur die offenen Punkte zu klären, die sich aus den Unterlagen tatsächlich ergeben.

Was Du einfordern kannst, hängt vom Vertrag und der vereinbarten Abrechnung ab. Bei einer Stundenabrechnung ist eine Zuordnung der Stunden zu Tätigkeiten die Grundlage der Forderung. Bei einer Pauschale ist ein detaillierter Stundennachweis dagegen nicht automatisch geschuldet.

Bei einem Festpreis kannst Du in erster Linie prüfen, ob die vereinbarte Leistung erbracht und der vereinbarte Zeitraum eingehalten wurde. Die interne Arbeitszeit muss dann nicht zwingend offengelegt werden.

Bei einem prozentualen Aufschlag kannst Du die vereinbarte Bezugsgröße und deren Berechnung nachvollziehen. Daraus folgt nicht automatisch ein Anspruch auf jede interne Berechnung der Agentur.

Zusätzliche Unterlagen können freiwillig bereitgestellt werden. Dazu gehören ausführliche Tätigkeitsberichte, interne Notizen oder eine detaillierte Aufteilung von Arbeitsschritten, die der Vertrag nicht vorsieht. Du kannst danach fragen, aber die Antwort hängt von der Vereinbarung und der Bereitschaft zur Zusammenarbeit ab.

Wenn Vertrag und Rechnung dauerhaft nicht zusammenpassen und sich die Abweichung nicht sachlich klären lässt, sollte ein Anwalt die Unterlagen prüfen.

Eine detaillierte Prüfung kann schaden, wenn die Zusammenarbeit fortgesetzt werden soll und die Rechnung im Kern verständlich sowie vertraglich gedeckt ist. Dann kann eine sehr weitgehende Nachforderung mehr Abstimmung erzeugen, ohne einen wichtigen offenen Punkt zu klären.

Unterscheide deshalb zwischen einem Verständnisproblem und einem Abrechnungsproblem. Bei einem Verständnisproblem fehlt eine klare Bezeichnung, ein Zeitraum oder eine Berechnung, obwohl die Leistung wahrscheinlich vereinbart und erbracht wurde.

Bei einem Abrechnungsproblem passt die Position möglicherweise nicht zum Vertrag, der Zeitraum überschneidet sich mit einer früheren Rechnung oder die verwendete Bezugsgröße ist nicht nachvollziehbar. Dann geht es nicht nur um eine bessere Erklärung, sondern um die sachliche Grundlage der Forderung.

Eine gute erste Nachricht konzentriert sich auf die fehlende Information. Erst wenn die Antwort nicht zur Vereinbarung passt, sollte die Rechnung selbst beanstandet werden.

Leistungsnachweise und Kontoinformationen solltest Du anfordern, solange die Zusammenarbeit noch läuft. Während des Vertrags haben beide Seiten einen praktischen Anlass, offene Punkte zu klären und Unterlagen zusammenzustellen.

Nach einer Kündigung sinkt die Bereitschaft, ältere Rechnungen, Arbeitsstände und Systeminformationen nachträglich aufzubereiten. Das gilt besonders, wenn mehrere Projekte, Nutzerkonten oder Abrechnungszeiträume betroffen sind.

Die Checkliste „Was müssen wir sichern, bevor wir die Agentur kündigen?“ zeigt, welche Konten, Daten und Nachweise vor dem Ende der Zusammenarbeit gesichert werden sollten.

Eine frühe Dokumentation hilft außerdem bei der späteren Übergabe. Sie zeigt, welche Leistung bereits erbracht wurde, welche Systeme genutzt wurden und welche Punkte noch offen sind.

Kan Taveeratana ist freiberuflicher Funnel-Stratege und Creative Strategist im DACH-Markt und unterstützt Unternehmen dabei, Leistungen und Abrechnungen ihrer Dienstleister nachvollziehbar zu machen.